TIM Verhaltenskodex für Zulieferer

Zuliefererkodex als PDF (Deutsch, Stand: Dezember 2023)
Zuliefererkodex als PDF (Englisch, Stand: Dezember 2023)

A. Vorbemerkung und Definitionen

Die TIM AG und ihre Tochtergesellschaften (gemeinsam: TIM) sind den Grundsätzen von Ethik, Integrität, Nachhaltigkeit und Gesetzestreue verpflichtet. Die in diesem Verhaltenskodex für Zulieferer (Verhaltenskodex) beschriebenen Standards sind für unsere Mitarbeiter¹ verbindlich. Unsere Kunden, Zulieferer und sonstigen Geschäftspartner können erwarten, dass wir diese Standards selbst einhalten und durch unsere Mitarbeiter aktiv leben.

Das „Gesetz über die unternehmerischen Sorgfaltspflichten zur Vermeidung von Menschenrechtsverletzungen in Lieferketten“ (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz – LkSG) (LkSG – nichtamtliches Inhaltsverzeichnis (gesetze-im-internet.de)) ist in Deutschland mit Wirkung zum 1. Januar 2023 in Kraft getreten.

In der Anlage zum LkSG sind 14 internationale Übereinkommen aufgeführt, auf die das LkSG Bezug nimmt. Die sich aus diesen internationalen Übereinkommen ergebenden Standards werden in diesem Verhaltenskodex als die menschenrechts- und umweltbezogenen Standards des LkSG bezeichnet. Die Anlage zum LkSG ist auch diesem Verhaltenskodex als Anlage beigefügt.

TIM fällt derzeit nicht in den Anwendungsbereich des LkSG. Wir legen gleichwohl großen Wert darauf, dass unsere Zulieferer, die im LkSG normierten, sowie die in diesem Verhaltenskodex beschriebenen Standards – insbesondere die menschenrechts- und umweltbezogenen Sorgfaltspflichten – gleichermaßen akzeptieren und umsetzen und dies auch entlang ihrer Lieferkette angemessen adressieren.

Unsere Zulieferer sind zum einen die Hersteller, deren Produkte und Dienstleistungen wir vertreiben, zum anderen auch unsere sonstigen Lieferanten, deren Produkte und Dienstleistungen wir für unsere eigenen Bedarfe beziehen. Die unmittelbaren oder mittelbaren Zulieferer unserer Zulieferer werden in diesem Verhaltenskodex als deren Vorlieferanten bezeichnet.

Tochtergesellschaften eines Zulieferers sind mit dem Zulieferer verbundene und von ihm kontrollierte Unternehmen. Sonstige Konzerngesellschaften eines Zulieferers sind sonstige mit ihm verbundene Unternehmen, die keine Tochtergesellschaften sind. Verpflichtungen des Zulieferers nach diesem Verhaltenskodex erstrecken sich auch auf die Tochtergesellschaften des Zulieferers.

Dieser Verhaltenskodex für Zulieferer enthält nachfolgend die Grundsätze und Mindestanforderungen (Standards), deren Beachtung wir von unseren Zulieferern erwarten und deren Einhaltung unsere Zulieferer mit ihrer nachstehenden Verpflichtungserklärung vertraglich zusichern.

Der Verhaltenskodex ist integraler Bestandteil der Geschäftsbeziehung sowie aller Rahmen- und Einzel-verträge zwischen TIM und dem Zulieferer. Seine Beachtung ist wesentliche Vertragspflicht des Zulieferers.

B. Grundsätze und Mindestanforderungen (Standards)

I. Einhaltung der Gesetze

TIM bekennt und verpflichtet sich dazu, im Rahmen ihrer Geschäftstätigkeit alle auf sie anwendbaren Gesetze und Regelungen der Länder, in denen sie tätig ist, zu befolgen.
Unsere Zulieferer werden daher ebenfalls alle auf sie anwendbaren Gesetze und Regelungen der Länder, in denen sie tätig sind, befolgen.

Hierzu zählen insbesondere, aber nicht ausschließlich,

1. die maßgeblichen international geltenden Menschenrechte,
2. die umweltbezogenen Rechtsvorschriften, denen der Zulieferer unterliegt,
3. das Wettbewerbs- und Kartellrecht,
4. die Vorschriften zur Korruptionsbekämpfung und Vermeidung von Interessenskonflikten,
5. das Recht der Exportkontrolle (einschließlich internationaler Sanktionsregelungen),
6. die Geldwäscheprävention,
7. der Datenschutz.

II. Achtung der international anerkannten Menschenrechte, Arbeits- und Sozialstandards

• die Allgemeine Erklärung der Menschenrechte der Vereinten Nationen,
• die zehn Prinzipien des UN Global Compact sowie
• die menschenrechtsbezogenen Standards des LkSG.²

Wir erwarten von unseren Zulieferern, dass sie die vorgenannten Standards ebenfalls einhalten. Unsere Zulieferer werden daher im Rahmen ihrer Geschäftstätigkeit insbesondere

1. in Bezug auf die Menschenrechte:
   1.1 die Chancengleichheit und Gleichbehandlung ihrer Mitarbeiter fördern – ungeachtet ihrer Hautfarbe, Rasse, Nationalität, sozialen Herkunft, etwaigen Behinderung, sexuellen Orientierung, politischen oder religiösen Überzeugung sowie ihres Geschlechts oder Alters;
   1.2 die persönliche Würde, Privatsphäre und Persönlichkeitsrechte jedes Einzelnen respektieren;
   1.3 niemanden gegen seinen Willen beschäftigen oder zur Arbeit zwingen;
   1.4 eine inakzeptable Behandlung von Arbeitskräften nicht dulden, wie etwa psychische Härte, sexuelle oder persönliche Belästigung oder Diskriminierung;
   1.5 Verhalten (einschließlich Gesten, Sprache und physische Kontakte) nicht dulden, welches sexuell, Zwang ausübend, bedrohend, missbräuchlich oder ausnutzend ist;
   1.6 für angemessene Entlohnung sorgen und den nach dem gewählten Recht bzw. dem Recht des Beschäftigungsorts geltenden nationalen Mindestlohn gewährleisten;
   1.7 die im jeweiligen Staat gesetzlich festgelegten Arbeitszeitregelungen einhalten;
   1.8 die Vereinigungsfreiheit der Beschäftigten anerkennen und Mitglieder in Arbeitnehmerorganisationen oder Gewerkschaften weder bevorzugen noch benachteiligen;
2. in Bezug auf Kinderarbeit:
   2.1 keine Mitarbeiter beschäftigen, die nicht ein Mindestalter von 15 Jahren vorweisen können oder die der Vollzeitschulpflicht unterliegen, es sei denn, es liegt ein Ausnahmetatbestand im Sinne des ILO-Übereinkommens Nr. 138 vor;
   2.2 Kinderarbeit in jeglicher Form ausschließen, insbesondere die schlimmsten Formen der Kinderarbeit nach dem ILO-Übereinkommen Nr. 182;
   2.3 keine Mitarbeiter zur Arbeit zwingen oder Sklaverei bzw. der Sklaverei ähnliche Praktiken, Leibeigenschaft oder andere Formen der Herrschaft oder Unterdrückung am Arbeitsplatz Vorschub leisten, wie die extreme wirtschaftliche oder sexuelle Ausbeutung und Erniedrigung;
3. in Bezug auf die Gesundheit:
   3.1 Verantwortung für Gesundheit und Sicherheit gegenüber ihren Mitarbeitern übernehmen;
   3.2 durch angemessenen Arbeitsschutz Risiken am Arbeitsplatz eindämmen und für bestmögliche Vorsorgemaßnahmen gegen Unfälle und Berufskrankheiten sorgen;
   3.3 solche schädliche Umwelteinwirkungen auf Boden, Luft, Wasser unterbinden sowie widerrechtliche Zwangsmaßnahmen zu unterlassen, durch die die Gesundheit oder die Lebensgrundlage der Menschen vor Ort beeinträchtigt oder geschädigt werden können;
   3.4keine Dritten zum Schutz ihres Geschäfts einsetzen, die durch ihren Einsatz gegen das Verbot der Folter und der grausamen, unmenschlichen oder erniedrigenden Behandlung verstoßen oder eine Gefahr für Leib und Leben oder für die Vereinigungs- und Gewerkschaftsfreiheit darstellen.

III. Umweltschutz und Nachhaltigkeit

Ein weiteres Leitmotiv des wirtschaftlichen Handelns von TIM ist der verantwortungsvolle und schonende Umgang mit der Umwelt und ihren Ressourcen. Wir bekennen und verpflichten uns daher dazu, im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit

1. alle anwendbaren gesetzlichen Normen hinsichtlich des Umweltschutzes der Länder, in denen wir Geschäftstätigkeiten ausüben, zu beachten;
2. die umweltbezogenen Standards des LkSG einzuhalten;³
3. eine sichere und umweltverträgliche Beförderung der von uns gehandelten Produkte sowie eine effiziente Nutzung von Energie und den Einsatz umweltfreundlicher Technologien zu fördern;
4. ein verantwortungsvolles Umweltmanagement zur Überwachung des Umweltschutzes zu implementieren und zu unterhalten; sowie
5. uns angemessen um eine kontinuierliche und nachhaltige Verbesserung der Umweltbilanz der von uns angebotenen Produkte und Leistungen zu bemühen.

Wir erwarten von unseren Zulieferern, dass sie die vorgenannten Standards ebenfalls einhalten. Unsere Zulieferer werden daher im Rahmen ihrer Geschäftstätigkeit

1. alle anwendbaren gesetzlichen Normen hinsichtlich des Umweltschutzes der Länder, in denen sie Geschäftstätigkeiten ausüben, beachten;
2. die umweltbezogenen Standards des LkSG einhalten;
3. eine sichere und umweltverträgliche Entwicklung, Herstellung, Beförderung und Entsorgung ihrer Produkte sowie eine effiziente Nutzung von Energie und den Einsatz umweltfreundlicher Technologien fördern;
4. ein verantwortungsvolles Umweltmanagement zur Überwachung des Umweltschutzes implementieren und unterhalten; sowie
5. sich angemessen um eine kontinuierliche und nachhaltige Verbesserung der Umweltbilanz der von ihnen angebotenen Produkte und Leistungen bemühen.

IV. Verbot von Korruption und Bestechung; Vermeidung von Interessenskonflikten

TIM bekennt und verpflichtet sich zur Vermeidung und Bekämpfung von Korruption und Bestechung in jeder Form.

Wir erwarten daher von unseren Zulieferern, dass sie keinerlei Korruption oder Bestechung ausüben, tolerieren oder sich in irgendeiner Weise darauf einlassen. Dies umfasst insbesondere das gesetzeswidrige Anbieten, Versprechen oder Gewähren von Zahlungen oder sonstigen Zuwendungen oder Vorteilen an Vertreter öffentlicher Stellen mit dem Ziel, deren Entscheidungsfindung zu beeinflussen, aber auch Bestechung oder Bestechlichkeit im geschäftlichen Verkehr.

Des Weiteren sind durch unsere Zulieferer Situationen zu vermeiden und zu verhindern, in denen die persönlichen oder finanziellen Interessen ihrer Mitarbeitenden mit den Interessen von TIM in Konflikt geraten können.

C. Verpflichtungen des Zulieferers

I. Grundlegende Verpflichtungen

Die grundlegenden Verpflichtungen des Zulieferers nach diesem Verhaltenskodex bestehen darin,

1. sämtliche oben unter B. aufgeführten Standards in seinem eigenen Geschäftsbereich (einschließlich dem seiner Tochtergesellschaften) einzuhalten und umzusetzen;
2. falls er in den Anwendungsbereich des LkSG fällt, sämtliche Vorgaben des LkSG einzuhalten und umzusetzen;
3. falls er nicht in den Anwendungsbereich des LkSG fällt, die menschenrechts- und umweltbezogenen Standards des LkSG in seiner Lieferkette angemessen zu adressieren.

II. Einhaltung und Umsetzung der grundlegenden Verpflichtungen

Der Zulieferer wird auf unsere Anforderung auf Basis eines Fragenkatalogs darlegen, wie er seine grundlegenden Verpflichtungen einhält.

Der Zulieferer wird uns bei hinreichendem Anlass ermöglichen, die Einhaltung seiner grundlegenden Verpflichtungen durch uns selbst oder einen von uns beauftragten qualifizierten Dritten im Wege eines Audits zu überprüfen. Ein hinreichender Anlass liegt insbesondere vor, wenn wir aufgrund konkreter Anhaltspunkte mit einer wesentlich erhöhten Risikolage beim Zulieferer rechnen müssen.

Wir werden ein Audit rechtzeitig vorher ankündigen. Soweit nicht anders vereinbart, ist das Audit vor Ort während der üblichen Geschäftszeiten des Zulieferers durchzuführen. Es soll dessen Geschäftsabläufe nicht wesentlich beeinträchtigen. Im Rahmen des Audits wird uns der Zulieferer angemessenen Zugang zu seinen relevanten Bereichen und Dokumenten gewähren.

Die Kosten eines Audits tragen grundsätzlich wir. Ergibt das Audit jedoch grobe Verstöße gegen die grundlegenden Verpflichtungen des Zulieferers, behalten wir uns vor, vom Zulieferer eine Beteiligung an den Kosten des Audits zu verlangen, die zu der Schwere der Verstöße in einem angemessenen Verhältnis steht.

Der Zulieferer räumt uns ferner das Recht ein, Schulungen seiner Mitarbeitenden zur Umsetzung der grundlegenden Verpflichtungen in angemessenem Umfang durchzuführen. 

III. Rechtsfolgen bei Verstößen gegen Standards

Wenn ein Verstoß

1. gegen die oben unter B. aufgeführten Standards durch den Zulieferer selbst oder eine seiner Tochtergesellschaften oder
2. gegen die menschenrechts- und umweltbezogenen Standards des LkSG (i) durch einen unmittelbaren oder mittelbaren Vorlieferanten des Zulieferers oder (ii) durch eine sonstige Konzerngesellschaft des Zulieferers

eintritt oder einzutreten droht, wird der Zulieferer nach Maßgabe der nachstehenden Bestimmungen eng mit uns zusammenarbeiten, um diesen Verstoß abzuwenden oder abzustellen.

Der Zulieferer wird uns unaufgefordert, unverzüglich und schriftlich (per E-Mail) über einen eingetretenen oder drohenden Verstoß informieren, sobald er substantiierte Kenntnis davon hat. Substantiierte Kenntnis bedeutet, dass dem Zulieferer tatsächliche Anhaltspunkte vorliegen, die einen solchen Verstoß möglich erscheinen lassen.

Bei einem (drohenden) Verstoß ist der Zulieferer verpflichtet, unverzüglich zur Verhinderung, Beendigung oder Minimierung des Verstoßes

1. geeignete Abhilfemaßnahmen zu treffen, insbesondere einen Maßnahmenplan zu erstellen, der konkrete Maßnahmen, Ziele, einen Zeitplan und verantwortliche Personen in der Organisation des Zulieferers enthält, und diesen umzusetzen,
2. uns über diese Abhilfemaßnahmen zu informieren und
3. uns bei unseren eigenen Abhilfemaßnahmen in angemessenem Umfang zu unterstützen.

Im Falle von eingetretenen Verstößen, die nicht in absehbarer Zeit beendet werden können, ist der Zulieferer verpflichtet,

1. ein Abhilfekonzept zur Beendigung oder Minimierung des Verstoßes zu erstellen,
2. uns darüber zu informieren und
3. uns bei der Erstellung und Umsetzung eines eigenen Abhilfekonzepts in angemessenem Umfang zu unterstützen.

Bei Verstößen eines unmittelbaren oder mittelbaren Vorlieferanten des Zulieferers gegen die menschenrechts- und umweltbezogenen Standards des LkSG gelten die vorgenannten Pflichten des Zulieferers zu Abhilfemaßnahmen und zum Abhilfekonzept nur insoweit, als der Zulieferer nach dem LkSG hierzu verpflichtet ist.

Wir behalten uns vor, im Falle von Verstößen gegen oder Verletzung von Pflichten aus diesem Verhaltenskodex die Geschäftsbeziehung mit dem Zulieferer bis zur Umsetzung geeigneter Abhilfemaßnahmen zeitweise auszusetzen, und, wenn bei sehr schwerwiegenden Verstößen oder Pflichtverletzungen keine hinreichende Verbesserung der Situation erkennbar ist, die Geschäftsbeziehung nicht fortzusetzen und die bestehenden Verträge außerordentlich mit sofortiger Wirkung zu kündigen.

D. Hinweisgebersystem

Bezüglich der Einhaltung der oben unter B. aufgeführten Standards in unserer Lieferkette sind wir auf Unterstützung angewiesen. Um Missstände frühzeitig aufzudecken, können uns sowohl unsere Zulieferer als auch sonstige Geschäftspartner, interessierte Parteien oder Dritte Verstöße gegen diese Standards melden. Dies gilt insbesondere auch im Hinblick auf Verstöße in den Geschäftsbereichen der Vorlieferanten unserer Zulieferer.

Dafür steht unsere interne Meldestelle zur Verfügung, die den Anforderungen des „Gesetzes für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen“ (Hinweisgeberschutzgesetz – HinSchG) entspricht. Sie erreichen unsere Meldestelle wie folgt:

KANZLEI KRÜGER
Bahnhofstr. 46
65185 Wiesbaden
message.legal-krueger.de/whistleblower/tim-ag/de

Wir werden jedem gemeldeten Hinweis im Einklang mit den Vorschriften des Hinweisgeberschutzgesetzes nachgehen.

E. Änderungen am Verhaltenskodex

Wir behalten uns vor, diesen Verhaltenskodex insbesondere im Falle von Änderungen der relevanten gesetzlichen Vorschriften anzupassen. Über derartige Anpassungen werden wir unsere Zulieferer jeweils informieren.